Privacyverklaring Birdflow

Versie 1.1
Laatst bijgewerkt: 21/09/2026

Birdflow hecht belang aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we dat doen, hoelang we ze bewaren, met wie we ze delen en welke rechten je hebt.

Deze privacyverklaring is van toepassing wanneer je onze website bezoekt, contact met ons opneemt, een formulier invult, een afspraak maakt of gebruikmaakt van onze diensten.

1. Wie zijn wij?

Birdflow is een merk van CJ-MAC Comm.V., Lindberg 43, 2520 Ranst, België.

Ondernemingsnummer: BE 0685.650.141
E-mail: [email protected]

Voor persoonsgegevens die Birdflow voor eigen doeleinden verwerkt, is CJ-MAC Comm.V. de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

Voor persoonsgegevens die we namens onze klanten verwerken, treden we op als verwerker. Meer hierover lees je in punt 8.

2. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Afhankelijk van hoe je met Birdflow in contact komt, kunnen we onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken.

Contactgegevens

Naam, e-mailadres, telefoonnummer en functie.

Bedrijfsgegevens

Bedrijfsnaam, ondernemingsnummer, sector, website en andere bedrijfsinformatie die je aan ons verstrekt.

Gegevens over aanvragen en afspraken

Informatie die je invult in formulieren, gegevens over afspraken of kennismakingsgesprekken, informatie over je behoeften, huidige werking of interesse in onze diensten en antwoorden op vragenlijsten, scans of quizzes.

Communicatiegegevens

Inhoud van e-mails, berichten via WhatsApp, sms, chat of andere communicatiekanalen en notities of opvolginformatie over onze commerciële of contractuele relatie.

Klant- en contractgegevens

Gegevens die nodig zijn voor offertes, overeenkomsten, facturatie, betalingen, inrichting en ondersteuning van onze dienstverlening, technische of administratieve ondersteuning en opvolging van de klantrelatie.

Technische en gebruiksgegevens

IP-adres, browser- en apparaatgegevens, bezochte pagina's, datum en tijd van bezoek, interacties met onze website, formulieren of communicatie en cookie- en trackinggegevens, voor zover je daarvoor toestemming hebt gegeven of deze strikt noodzakelijk zijn.

Gegevens uit andere bronnen

Naast gegevens die je zelf aan ons verstrekt, kunnen we professionele contact- en bedrijfsgegevens verkrijgen uit publiek toegankelijke bronnen, zoals de Kruispuntbank van Ondernemingen, bedrijfswebsites en professionele online profielen.

Dit kan onder meer gaan om je naam, functie, bedrijfsnaam, sector, professioneel e-mailadres en professioneel telefoonnummer.

We gebruiken dergelijke gegevens alleen wanneer dat relevant is voor onze professionele activiteiten en binnen de grenzen van de toepasselijke privacy- en communicatiewetgeving.

Wanneer we persoonsgegevens niet rechtstreeks van jou hebben ontvangen, informeren we je overeenkomstig de toepasselijke wettelijke verplichtingen over de bron en het gebruik ervan.

3. Waarom verwerken we persoonsgegevens?

We verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat.

3.1. Om je aanvraag te behandelen

Wanneer je contact met ons opneemt, een formulier invult of een afspraak maakt, kunnen we je gegevens gebruiken om je vraag te beantwoorden, contact met je op te nemen, een afspraak of kennismakingsgesprek te organiseren, na te gaan of Birdflow aansluit bij je behoeften en een offerte of voorstel op te maken.

Rechtsgrond: het nemen van maatregelen op jouw verzoek voorafgaand aan een overeenkomst en, waar van toepassing, ons gerechtvaardigd belang om aanvragen en commerciële contacten op te volgen.

3.2. Om onze diensten uit te voeren

Wanneer je klant wordt, verwerken we gegevens die nodig zijn om onze overeenkomst uit te voeren, Birdflow voor jouw onderneming in te richten en te beheren, ondersteuning te bieden, met je te communiceren over onze dienstverlening en onze contractuele afspraken na te komen.

Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst.

3.3. Administratie en facturatie

We verwerken gegevens voor offertes, overeenkomsten, facturen, boekhouding, betalingen en het nakomen van wettelijke en fiscale verplichtingen.

Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichtingen.

3.4. Commerciële communicatie

We kunnen je informatie sturen over Birdflow, onze diensten, relevante mogelijkheden of praktische informatie wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat.

Dat kan onder meer het geval zijn wanneer je hiervoor toestemming hebt gegeven, wanneer je klant bent en de communicatie betrekking heeft op relevante of vergelijkbare diensten, of wanneer we beschikken over een gerechtvaardigd belang om je als professioneel contact te benaderen en aan de toepasselijke wettelijke voorwaarden is voldaan.

Wanneer de wet voorafgaande toestemming vereist, vragen we die toestemming voordat we de communicatie versturen.

Je kunt je altijd eenvoudig en kosteloos uitschrijven voor direct marketing of bezwaar maken tegen het gebruik van je persoonsgegevens daarvoor.

Rechtsgrond: toestemming of gerechtvaardigd belang, afhankelijk van de aard van de communicatie en binnen de grenzen van de toepasselijke privacy- en communicatiewetgeving.

3.5. Verbetering en beveiliging

We kunnen gegevens gebruiken om onze website en dienstverlening te verbeteren, technische problemen op te sporen, onze systemen te beveiligen, misbruik of fraude te voorkomen en algemene gebruiksstatistieken op te stellen.

Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om onze dienstverlening veilig en goed werkend te houden, of jouw toestemming wanneer de wet die vereist, bijvoorbeeld voor analytische en marketingcookies.

4. Cookies en andere trackingtechnologieën

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technologieën.

Strikt noodzakelijke cookies kunnen zonder voorafgaande toestemming worden geplaatst wanneer ze nodig zijn voor de werking of beveiliging van de website of voor een dienst die je zelf hebt gevraagd.

Voor analytische en marketingcookies vragen we vooraf je toestemming.

Je kunt je cookievoorkeuren op elk moment aanpassen of je toestemming intrekken via de cookie-instellingen op onze website.

Welke cookies en vergelijkbare technologieën we gebruiken, met welk doel en hoelang ze worden bewaard, lees je in ons cookiebeleid.

5. Hoelang bewaren we persoonsgegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze werden verzameld, tenzij een wettelijke verplichting een langere bewaring vereist.

Aanvragen en prospectgegevens

Gegevens van aanvragen en prospecten bewaren we zolang dat redelijkerwijs noodzakelijk is voor het behandelen en opvolgen van het contact en onze commerciële relatie.

Wanneer de gegevens niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor ze werden verzameld en er geen andere geldige rechtsgrond voor verdere bewaring bestaat, verwijderen of anonimiseren we ze.

Klantgegevens

Gegevens die nodig zijn voor onze dienstverlening bewaren we gedurende de samenwerking en daarna zolang dat redelijkerwijs noodzakelijk is voor administratie, ondersteuning, het nakomen van wettelijke verplichtingen en het afhandelen van eventuele geschillen.

Boekhoudkundige en fiscale documenten

Facturen en boekhoudkundige stukken bewaren we gedurende de toepasselijke wettelijke bewaartermijn, die in principe 10 jaar bedraagt.

Marketinggegevens

Wanneer we je gegevens verwerken op basis van toestemming, bewaren we deze zolang de toestemming geldig blijft of totdat je ze intrekt, tenzij een andere rechtsgrond verdere bewaring rechtvaardigt.

We kunnen een minimale registratie van je uitschrijving bewaren zodat we je voorkeur blijven respecteren.

6. Met wie delen we persoonsgegevens?

We verkopen persoonsgegevens niet.

We delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor onze dienstverlening, bedrijfsvoering of wettelijke verplichtingen.

Hiervoor kunnen we onder meer beroep doen op CRM- en automatiseringsplatformen, hosting- en infrastructuurproviders, e-mail- en communicatieproviders, sms-, telefonie- en berichtendiensten, agenda- en afspraaksoftware, boekhoud- en facturatiediensten, betalingsproviders, IT- en beveiligingsleveranciers, professionele adviseurs zoals boekhouders, juristen of consultants en overheidsinstanties wanneer we wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.

Met partijen die persoonsgegevens namens ons verwerken, maken we waar nodig passende afspraken over gegevensbescherming en beveiliging.

7. Software en infrastructuur van derde partijen

Birdflow maakt voor zijn dienstverlening gebruik van software en infrastructuur van gespecialiseerde derde partijen.

Deze systemen kunnen onder meer worden gebruikt voor CRM en klantbeheer, formulieren, afspraken, automatisering, e-mail en andere communicatie, klantopvolging, hosting en technische infrastructuur.

Deze leveranciers kunnen voor de persoonsgegevens die wij via hun diensten verwerken optreden als verwerker of subverwerker.

Sommige van deze leveranciers of hun subverwerkers kunnen gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte.

Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgen we ervoor dat hiervoor passende waarborgen bestaan overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving.

8. Birdflow als verwerker voor onze klanten

Birdflow levert software, automatisering en systemen voor klantenopvolging aan ondernemingen.

Wanneer een klant via Birdflow persoonsgegevens verwerkt van zijn eigen klanten, prospecten, medewerkers of andere contacten, bepaalt die klant in principe waarom en hoe die persoonsgegevens worden verwerkt.

De klant is in dat geval de verwerkingsverantwoordelijke en CJ-MAC Comm.V. treedt op als verwerker.

CJ-MAC Comm.V. verwerkt deze persoonsgegevens uitsluitend om de overeengekomen dienstverlening te leveren en overeenkomstig de instructies van de klant.

De afspraken hierover worden vastgelegd in een verwerkersovereenkomst overeenkomstig artikel 28 van de AVG.

Voor onze dienstverlening kunnen we zelf beroep doen op verwerkers en subverwerkers.

Ben je klant, prospect, medewerker of ander contact van één van onze klanten en heb je een vraag over de verwerking van je persoonsgegevens? Neem dan in eerste instantie contact op met de onderneming waarmee je een relatie hebt. Birdflow kan die onderneming ondersteunen bij het behandelen van je verzoek.

9. Internationale doorgifte van gegevens

Sommige leveranciers die we gebruiken, kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte.

Wanneer persoonsgegevens worden doorgegeven naar een land waarvoor geen adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie bestaat, zorgen we voor passende waarborgen overeenkomstig de AVG.

Dit kan onder meer gebeuren via:

- door de Europese Commissie goedgekeurde Standard Contractual Clauses;

- een toepasselijk adequaatheidsbesluit;

- het EU-U.S. Data Privacy Framework voor organisaties die daar geldig onder gecertificeerd zijn;

- andere wettelijk toegestane waarborgen.

10. Jouw rechten

Binnen de voorwaarden van de AVG heb je onder meer het recht om:

- te weten welke persoonsgegevens we over je verwerken;

- je persoonsgegevens in te kijken;

- onjuiste of onvolledige gegevens te laten verbeteren;

- je persoonsgegevens in bepaalde gevallen te laten verwijderen;

- de verwerking in bepaalde gevallen te laten beperken;

- bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen, waaronder direct marketing;

- je persoonsgegevens in bepaalde gevallen over te dragen;

- een eerder gegeven toestemming op elk moment in te trekken.

Het intrekken van toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van verwerkingen die vóór de intrekking hebben plaatsgevonden.

Wil je één van deze rechten uitoefenen? Neem dan contact op via [email protected].

Om te voorkomen dat persoonsgegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt, kunnen we je vragen om voldoende informatie om je identiteit te bevestigen.

We beantwoorden je verzoek in principe binnen één maand. Bij complexe of talrijke verzoeken kan deze termijn overeenkomstig de AVG worden verlengd. In dat geval informeren we je hierover.

11. Geautomatiseerde besluitvorming en artificiële intelligentie

Birdflow kan automatisering en artificiële intelligentie gebruiken om processen te ondersteunen, bijvoorbeeld bij communicatie, gegevensverwerking, analyse of klantopvolging.

Wanneer daarbij persoonsgegevens aan een externe dienstverlener worden verstrekt, gebeurt dit alleen wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat en passende afspraken over gegevensbescherming zijn gemaakt.

We nemen geen beslissingen over websitebezoekers, prospecten of klanten die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking en die juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen voor hen hebben, tenzij we je daar vooraf duidelijk over informeren en daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.

12. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang, ongeoorloofde wijziging, openbaarmaking en misbruik.

Afhankelijk van het gebruikte systeem maken we daarbij onder meer gebruik van beveiligde verbindingen, toegangsbeheer, authenticatie en andere technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen.

Geen enkel digitaal systeem kan absolute veiligheid garanderen.

13. Links en diensten van derden

Onze website kan links bevatten naar websites of diensten van andere partijen.

Wanneer je zo'n externe website of dienst gebruikt, is het privacybeleid van die partij van toepassing.

Birdflow is niet verantwoordelijk voor de manier waarop externe partijen persoonsgegevens verwerken buiten onze eigen dienstverlening.

14. Klacht indienen

Heb je een vraag of klacht over de manier waarop we je persoonsgegevens verwerken? Neem dan contact met ons op via [email protected].

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
België
E-mail: [email protected]

15. Wijzigingen aan deze privacyverklaring

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, gebruikte technologie of toepasselijke regelgeving verandert.

De meest recente versie wordt steeds op onze website gepubliceerd. Bovenaan deze verklaring staat de datum van de laatste wijziging.